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Privacy Statement

This Privacy Statement gives you an overview of the processing of your personal data in the context of the use the website at https://hyazinth.de (the “Website“). This Privacy Statement also informs you about your rights and the possibilities to control your personal data and to protect your privacy.

Responsible for data processing is the German branch of HYAZINTH LLP, 6 Agar Street, London England, United Kingdom. This company is also meant if the terms “we“ or “us“ are used in the following.

You can contact our data protection officer at our German branch at Potsdamer Platz 11, 10785 Berlin or at privacy@hyazinth.de.


- IMPORTANT NOTE -

On 14 May 2020, suspicious activity occurred for a short period of time on one of our e-mail accounts. Presumably in the context a brute force attack launched by third-party attackers, e-mails were sent for about two hours, which are likely to have been containing malware.

We have already informed the relevant recipients of these e-mails. It cannot be ruled out that the contact data of other contacts stored with us were also accessed in the course of the attack.

In this context, we have no evidence that content data has been viewed or copied. We were able to remedy the problem shortly after it was discovered and have initiated additional security measures, which potentially affected data subjects can find out about at datasecurity@hyazinth.de. The responsible authorities (BlnBDI, BSI, ZAC) have also been informed.

As a precautionary measure, we would like to use this way to inform all contacts of the law firm about the incident. Even if no e-mails have been sent to a contact during the relevant period, it cannot be ruled out that contact data has been accessed by attackers. There is therefore an increased risk of phishing. Please remain vigilant and follow the instructions by the European Network and Information Security Agency on protection against phishing.


1. Personal data we process when we provide the Website:

When we provide our Website to you, we process personal data for technical reasons for each visitor. These are data that we automatically process for every visitor when the Website is accessed.

Data that we automatically collect when you use our Website:

As soon as you visit the Website, you send technical information to our web servers. This happens independently of whether or not you contact us afterwards (for example via the contact form). In any case, we collect the following usage data:

Date and time of the visit and the duration of the use of the Website; the IP address of your device; the referral URL (the Website from which you may have been referred); the browser used and, if applicable, the operating system; the visited sub-pages of the Website.

We process the usage data to enable you to use the Website and to ensure its functionality. In addition, we process usage data to correct errors, to ensure IT security and the operation of our systems, and to prevent misuse (e.g. through DDoS attacks). The usage data do not allow us to identify you as a person.

Cookies

We use cookies on our Website. These are cookies provided by us, which serve solely to display the Website and to enable your use of the Website by assigning your device a session ID. We do not use analytics or tracking cookies. We also do not use cookies that establish a connection to the servers of third parties.

Our session cookies expire automatically once you leave the website or close your browser. If you do not wish to use cookies, you can deactivate them via the settings of your browser or terminal device.

Data that you yourself transmit to us:

In addition to the data we receive from all visitors, we also process other data when you contact us by e-mail or telephone. Here we process the contact data provided by you, such as your telephone number or e-mail address, as well as the contents of your query. We process this data solely to process your contact request.

The legal basis for processing:

When processing your personal data, we rely on the EU General Data Protection Regulation, an EU-wide legal framework for standardising data protection law (GDPR). If you contact us by e-mail or by telephone, the legal basis is your consent in accordance with Article 6 Para. 1 a) GDPR. We process the usage data for the purposes stated above on the basis of Article 6 Para. 1 f) GDPR to safeguard our legitimate interests.

2. 2. Note on our Social Media Pages

We operate a page on the Facebook platform (https://www.facebook.com/hyazinthllp/) as well on the Instagram platform (https://www.instagram.com/hyazinthllp/) (collectively the “Social Media Pages”) to provide up-to-date information on our firm's activities. We and Facebook Ireland Ltd (“Facebook“) are jointly responsible as controllers for the data processing on our Social Media Pages. Detailed explanations on the data processing by Facebook are available in the Facebook Data Policy. Data subject rights can be asserted both against us and Facebook. We would also like to point out that Facebook uses cookies according to its information, which are also used within the framework of our Social Media Pages. For technical reasons, we have no influence on the use of these cookies and cannot prevent their use. We cannot draw any conclusions about specific persons from the data transmitted to us by Facebook; instead, we only receive aggregated data on the use of our Social Media Pages within the framework of “Facebook Insights“. We also have no influence on the further use of data processed by these cookies by Facebook.

To this end, Facebook's Cookies & Other Storage Technologies notice (where detailed additional information about individual cookies and their lifetime is also available) state that Facebook uses cookies when using Facebook products (including our own Facebook page) for the following purposes: “advertising, recommendations, insights and measurements“. Facebook thus states that it uses cookies as an aid to show and make recommendations to those who may be interested in the products, services or charities highlighted by companies and other organisations. Facebook also uses cookies to help companies using Facebook products measure the success of their advertising campaigns.

The data on our Social Media Pages are processed on the basis of Article 6 Para. 1 f) GDPR to safeguard our legitimate interests by staying in touch with potential clients and other parties interested in our services.

3. With whom we share your information:

We will not transfer your data to others, with the exception of public authorities, in the event of legal obligations. For technical reasons our hosting provider is an exception to this rule. However, our hosting provider will process the usage data on our Website solely on our behalf and on our instructions and has undertaken to comply with strict requirements for the security of your data. The provider is Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Cologne. Your data will only be stored on servers in the Federal Republic of Germany.

4. Retention period:

We delete your usage data as soon as it is no longer required for the provision of the Website. If you contact us, we will delete the data you have provided after the request has been processed, unless you give us your consent to store this data for a longer period of time.

5. User profiles:

We do not use your data to create a user profile. This means that we will not use your information to provide you with a personalised Website based on your personal preferences and interests or to provide you with customised offers based on your past behaviour.

6. Your legal rights under the GDPR:

You can assert the following rights against us within the scope of the GDPR with regard to your personal data:

Your right to information and access in accordance with Article 15 of the GDPR,

Your right to rectification under Article 16 GDPR,

Your right to erasure under Article 17 GDPR,

Your right to restriction of processing under Article 18 GDPR and

Your right to data portability under Article 20 GDPR.

You also have a right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority, the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.

Furthermore, you can also withdraw your consent to the processing of your personal data at any time in the event of a contact enquiry. However, this withdrawal will have future effect only. Any processing conducted prior to the withdrawal of your consent remains unaffected by this.

Information on your right of objection under Article 21 GDPR

Right of objection in individual cases

In addition to the rights already mentioned, you have the right, for reasons arising from your particular situation, to object at any time to the processing of your personal data based on Article 6 para. 1 f GDPR (data processing on the basis of a balance of interests). If you file an objection, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling grounds for processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.

The objection can be filed informally and should be sent to: info@hyazinth.de

7. Amendment of this Privacy Statement

In order to keep this information up to date, this Privacy Statement will be amended if the underlying data processing is changed. All changes will be published on our Website.






Informationen zum Datenschutz im Notariat Dr. Maximilian Murawo

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Notariatstätigkeit ist Notar Dr. Maximilian Murawo („ich“) mit Amtssitz in Berlin. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an den Datenschutzbeauftragten des Notraiats wenden, und zwar wie folgt:


Verantwortlicher

HYAZINTH LLP
Notar Dr. Maximilian Murawo
Potsdamer Platz 11
10785 Berlin

Tel.: +49 30 88 060 910
Fax: +49 30 88 060 919
maximilian.murawo@hyazinth.de

Datenschutzbeauftragter

HYAZINTH LLP
Herrn Benedikt Schweinfurth
Potsdamer Platz 11
10785 Berlin

Tel.: +49 30 88 060 910
Fax: +49 30 88 060 919
benedikt.schweinfurth@hyazinth.de


2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO)

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Artikel 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Artikel 18 DSGVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

    Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
    Friedrichstr. 219
    Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage)
    10969 Berlin
    Telefon: 030 13889-0 / Telefax: 030 2155050
    E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.

    Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.


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HYAZINTH informiert Sie fortlaufend über aktuelle rechtliche Entwicklungen zu Covid-19

Notar Dr. Murawo steht Ihnen für Beurkundungstermine gerne zur Verfügung.

Die Empfehlungen der Notarkammer Berlin zum Gesundheitsschutz werden selbstverständlich berücksichtigt.

Wir weisen zudem aus aktuellem Anlass auf unsere Datenschutzerklärung hin. Dort finden Sie Informationen zu einem derzeit ggf. erhöhtem Risiko von Phishing.

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